1. Chức năng: tham mưu, giúp Hiệu trưởng thực hiện quản lý về công tác tổ chức, cán bộ; bảo vệ chính trị nội bộ; công tác hành chính - tổng hợp, văn thư - lưu trữ; công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật; công tác sửa chữa cơ sở vật chất; cảnh quan môi trường; công tác an ninh trật tự; dịch vụ học đường. 

2. Nhiệm vụ

a) Tham mưu xây dựng tổ chức bộ máy phù hợp với tình hình phát triển của Nhà trường theo quy định của Nhà nước và của Trường như: xây dựng Đề án thành lập, giải thể, cơ cấu các khoa, phòng, đơn vị trực thuộc; Đề án vị trí việc làm; Đề án cụ thể hóa các chức năng, nhiệm vụ được giao của Nhà trường.

b) Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về tổ chức hoạt động; chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, các bộ phận trong Trường.

c) Quy hoạch, phát triển đội ngũ cán bộ quản lý, giảng viên, giáo viên, viên chức hành chính, phục vụ theo định hướng phát triển của Nhà trường từng giai đoạn trung hạn, dài hạn; sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ trong Trường phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển của từng đơn vị; đề xuất bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ theo phân cấp.

d) Chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện quản lý viên chức và lao động hợp đồng: theo dõi, đánh giá kết quả lao động hằng tháng, hằng quý, hằng năm theo quy định; phối hợp các đơn vị liên quan tham mưu, điều động cán bộ thực hiện nhiệm vụ của nhà Trường; thống kê, báo cáo về công tác tổ chức cán bộ theo định kỳ và đột xuất.

đ) Thực hiện chế độ chính sách cho viên chức, lao động hợp đồng như: nâng lương, chuyển ngạch, nâng ngạch, nghỉ hưu, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, độc hại, nghỉ ốm, thai sản và phụ cấp khác theo quy định của Nhà nước. Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch và sổ Bảo hiểm xã hội của viên chức và lao động hợp đồng; thực hiện các thủ tục trong công tác tổ chức cán bộ.

e) Thực hiện công tác chính trị tư tưởng, làm đầu mối trong việc phổ biến, tuyên truyền các chủ trương, chính sách của Đảng, Pháp luật của Nhà nước đến viên chức, người lao động trong Trường; thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ.

f) Chủ trì tổ chức các lớp bồi dưỡng ngắn hạn cho đối tượng công chức, viên chức, người lao động.

g) Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp; văn thư - lưu trữ; công tác thi đua, khen thưởng; hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư - lưu trữ đối với cán bộ làm công tác văn thư và các đơn vị thuộc, trực thuộc trường; chủ trì tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Nhà trường theo tháng, theo quý và năm học.

h) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan, tổ chức Hội nghị cán bộ, viên chức hằng năm; các hội nghị chung và các sự kiện của Trường; tổ chức phục vụ lễ tân, khánh tiết, quan hệ đối ngoại của Nhà trường.

i) Điều hành và quản lý xe ô tô phục vụ các hoạt động của Trường.

k) Quản lý hệ thống máy chủ dữ liệu của Trường; số hóa và quản lý dữ liệu phục vụ công tác chuyển đổi số, quản lý Website và cập nhật nội dung trên Website nhà trường. Tổ chức quản lý, sử dụng có hiệu quả hệ thống truyền thông nội bộ: phát thanh, pa nô, áp phích, tin ảnh. Tổ chức biên tập và phát hành bản tin nội bộ của Trường theo định kỳ và các ấn phẩm giới thiệu về trường.

l) Lập và thực hiện kế hoạch: xây dựng, bổ sung, sửa chữa, bảo dưỡng cơ sở vật chất phục vụ cho công tác quản lý, giảng dạy, học tập và sinh hoạt của Trường; kế hoạch khai thác, sử dụng, thanh lý cơ sở vật chất. Quản lý và bảo đảm điện, nước phục vụ cho sinh hoạt và làm việc trong phạm vi toàn Trường; hướng dẫn nghiệp vụ về an toàn trong quản lý sử dụng điện, phòng cháy chữa cháy cho các đơn vị và cá nhân trong Trường; bảo vệ an toàn cơ sở vật chất Nhà trường trong mọi tình huống.

m) Thực hiện công tác đảm bảo vệ sinh, cảnh quan môi trường toàn Trường; kiểm tra vệ sinh, an toàn thực phẩm trong các bếp ăn, hướng dẫn an toàn - vệ sinh lao động cho các đơn vị, cá nhân trong Trường; xây dựng kế hoạch trồng mới, quản lý và chăm sóc hệ thống cây xanh trong khuôn viên trường; chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan và Đoàn thanh niên xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch vệ sinh công cộng.

n) Thực hiện công tác bảo vệ, an ninh trật tự trong Trường. Củng cố mối quan hệ giữa Nhà trường với cơ quan Công an và các ban, ngành, đoàn thể nhằm xây dựng trường học an toàn, an ninh trật tự; thực hiện các nhiệm vụ, giải pháp đấu tranh phòng ngừa vi phạm pháp luật trong học sinh, sinh viên của Trường và trên địa bàn. Phối hợp với các đơn vị có liên quan theo dõi hoạt động của học sinh, sinh viên trước, trong và sau giờ học đảm bảo an ninh, trật tự; kịp thời giải quyết các vụ việc liên quan đến an ninh, trật tự Nhà trường.

o) Tổ chức các hoạt động dịch vụ bằng cách tận dụng cơ sở hiện có, chủ yếu là dịch vụ trường học: photocopy, cung cấp văn phòng phẩm phục vụ việc dạy và học; nước uống và các dịch vụ giáo dục thiết yếu khác cho người học. Phối hợp với các đơn vị có liên quan in thẻ học sinh, sinh viên; tổ chức cung cấp đồng phục học sinh, sinh viên; đồng phục thể thao.

p) Công tác khác: quản lý viên chức theo sự phân cấp của Hiệu trưởng; đề xuất nhu cầu và phối hợp với đơn vị chức năng tham gia vào quá trình tuyển dụng viên chức, lao động hợp đồng của Phòng; quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản được giao theo quy định của pháp luật hiện hành và của Trường.

q) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.

3. Cơ cấu tổ chức, nhân sự

3.1. Cơ cấu tổ chức

- Lãnh đạo phòng gồm 03 đồng chí: 03 Phó Trưởng phòng, trong đó 01 đồng chí được giao nhiệm vụ Phụ trách phòng.

- Các bộ phận thuộc phòng:

+ Bộ phận Tổ chức cán bộ;

+ Bộ phận Hành chính - Tổng hợp;

+ Bộ phận Sửa chữa cơ sở vật chất và An ninh;

+ Bộ phận Dịch vụ học đường.

3.2. Danh sách nhân sự hiện tại

Tổng số viên chức, người lao động của Phòng Tổ chức - Hành chính hiện có 20 đồng chí, trong đó có 11 nam, 09 nữ. Trình độ đào tạo: 04 Thạc sĩ, 09 Đại học và 07 trình độ khác. Cụ thể:

Phòng Tổ chức - Hành chính là một tập thể luôn giữ vững kỉ cương, đoàn kết, gắn bó, lập trường tư tưởng chính trị vững vàng. Các thành viên trong phòng luôn xác định đúng chức năng, nhiệm vụ, vị trí công tác: là đơn vị trực tiếp tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo trường; đảm bảo cho các hoạt động của nhà trường thực hiện hiệu quả; luôn có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.

           4. Thành tích đạt được trong những năm qua

        Suốt hơn 60 năm đồng hành cùng sự phát triển của trường Cao đẳng Sư phạm Thái Bình, phòng Tổ chức - Hành chính đã đạt được nhiều thành tích đáng kể. Nhiều năm liền, phòng luôn đạt danh hiệu Đơn vị Tiên tiến và Tiên tiến xuất sắc cùng các danh hiệu thi đua khác:

- 01 Bằng khen của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

- 04 Giấy khen của Sở Nội vụ Thái Bình;

- 09 giấy khen của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Sư phạm Thái Bình;

- 02 Bằng khen của Chủ tịch UBND tỉnh Thái Bình;

- 03 lần đạt danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc.

Nhiều cá nhân trong phòng được tặng danh hiệu thi đua, khen thưởng về hoạt động chuyên môn, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.

Hằng năm, viên chức và người lao động Phòng Tổ chức - Hành chính luôn tích cực tham gia các hoạt động nghiên cứu khoa học, đóng góp nhiều đề tài, sáng kiến vào công tác quản lí; là đơn vị tích cực trong những hoạt động đoàn thể của nhà trường, góp phần nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ, giảng viên trong toàn trường.

Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, tập thể Phòng Tổ chức - Hành chính luôn nhận được sự quan tâm, chỉ đạo của Đảng ủy, Ban Giám hiệu, sự phối hợp chặt chẽ với các đơn vị trong Trường. Kết quả hoạt động của cán bộ phòng Tổ chức - Hành chính được đông đảo đơn vị và cá nhân trong và ngoài Trường ghi nhận.

          5. Phương hướng phấn đấu

Trong thời gian tới, trước yêu cầu phát triển và đổi mới, Phòng Tổ chức - Hành chính tiếp tục phát huy truyền thống, đoàn kết gắn bó giúp đỡ lẫn nhau giữa các thành viên nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác; tăng cường sự phối hợp với các đơn vị thuộc và trực thuộc Nhà trường để xây dựng Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Bình trở thành một tập thể vững mạnh, phát triển.

Hơn nửa thế kỉ hình thành, đóng góp và phát triển là cơ sở nền tảng vững chắc để phòng Tổ chức - Hành chính không ngừng đổi mới, nâng cao hiệu quả hoạt động, góp phần thực hiện mục tiêu xây dựng Phòng trở thành một đơn vị: đoàn kết, tận tụy, cẩn trọng, hợp tác, chủ động, chuyên nghiệp, hiện đại và hiệu quả./.